Evitemos os erros de 2018, façamos melhor em 2019. Os guias e as compilações de melhores práticas não têm evitado uma falha quase que generalizada no registo das atividades de tratamento de dados imposto pelo RGPD. Esperemos que 2019 traga melhores registos.
Creio que o motivo da falha recorrente no registo das atividades de tratamento de dados pessoais (RATDP) reside no facto de se confundir a orientação dada pelo artigo 30º do RGPD (registo das atividades de tratamento) com o que é mais correto do ponto de vista operacional e o que é mais indicado para apresentação a uma autoridade de controlo, CNPD ou outra qualquer. Isto é, pede-se mais que uma leitura estritamente jurídica, exige-se um entendimento mais operacional e de gestão.

Antes de desenvolver esta ideia, importa salientar a relevância do RATDP para se ter uma correta perceção do impacto deste erro. O deficiente registo das atividades de tratamento de dados pessoais é, não só frequente, como compromete de forma muito significativa todo o esforço de conformidade RGPD.
Atendamos a que:
- O RATDP é a trave mestre da conformidade RGPD, é onde o DPO concentra a maior parte do seu esforço
- O RATDP é o ponto de referência da administração da organização responsável pelo tratamento dos dados
- O RATDP é o ponto de entrada utilizado pela entidade de controlo (CNPD)
Em termos de auditoria a constatação de um RATDP deficientemente organizado não corresponde de forma linear a um parecer adverso ou negativo (declaração expressa de não demonstração de conformidade), ou a um parecer de abstenção de opinião (impossibilidade do auditor obter todas as evidências comprobatórias), ou a um parecer com ressalvas (adoção de procedimentos não considerados adequados ou geralmente aceites nas circunstâncias). É um facto que o cumprimento do artigo 30º, de forma estrita, permite, à partida, passar a avaliação inicial do RATDP, mas o aprofundamento do tema da conformidade com essa base é operacionalmente deficiente e não facilita o trabalho da atividade de controlo. Um RATDP deficiente não impossibilita a conformidade, mas é um mau começo e, na prática, indicia uma conformidade insuficiente.
Comecemos por identificar o erro para depois expormos a forma correta de realizar o RATDP.
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